Die Familie stellt per Webapplikation kiBon oder auf Papier einen Antrag in ihrer Wohngemeinde für einen Betreuungsgutschein und sucht einen Betreuungsplatz in  einer Tagesfamilie, die am System teilnimmt.

Liegt die Platzbestätigung der  Tagesfamilienorganisation bereits vor, prüft die Gemeinde den Anspruch und stellt den Gutschein aus. Die Tagesfamilienorganisation zieht den entsprechenden Betrag von der monatlichen Rechnung an die Eltern ab. Der Gutschein wird den Eltern nicht direkt ausbezahlt.

In Gemeinden, welche die Betreuungsgutscheine limitieren, müssen sich die Eltern unter Umständen auf eine Warteliste setzten lassen.

Nur Eltern, die in einer Gemeinde wohnen, welche sich dem Betreuungsgutscheinsystem angeschlossen hat, können einen Betreuungsgutschein beantragen.